Šéfova pravá ruka - Markéta KarasováVíte, jaký je rozdíl mezi orlem a slepicí? Oba se sice řadí mezi ptáky, slepice umí dobře kdákat a držet se kolektivu. Orel umí (na rozdíl od těch slepic) létat a má nadhled.

Průměrná asistentka o všech situacích, které v kanceláři nastanou, zpravidla mluví a má tendenci je rozebírat s kolegyněmi. Co když by se tato asistentka chopila role orlice, jež se nad danou situací povznese, podívá se na ní z výšky, resp. s odstupem a zkusí ji vyřešit sama? Souhlasíte se mnou, že když asistentka nebude kolem sebe jenom „kdákat“, ale naučí se dané věci samostatně řešit, stoupne v očích šéfa o několik stupínků nahoru? A nejen v jeho očích.

Vezměme si příklad:

Je pondělí 8.30 h, asistentka přichází do kanceláře, v ruce 10 chlebíčků a kilo ovoce. Zapíná počítač a mezitím jde do kuchyňky chystat občerstvení na pravidelnou poradu, která začíná v 10.00 h. Kontroluje email a zjišťuje, že jí na poradu přišly 2 materiály s označením „neodkladné“ a k nim prosba od kolegy, jestli by je mohla vytisknout a přidat do programu jednání. Je 9.00, do kanceláře vchází šéf a oznamuje asistentce, že na poradu přizval 3 zástupce auditorské společnosti a advokáta z externí advokátní kanceláře.

Reakce průměrné asistentky:
„Super.. povzdechne si asistentka.. takže to máme o 4 lidi navíc a k tomu ještě nový materiál. Hm, pěkný.“ Pospíší si, aby stihla vytisknout nové materiály a nachystat poradu. Tak tak to stihne a chvilku po té, co začne porada, si jde odfrknout ke kolegyni do kanceláře. Je ještě trochu naštvaná, protože se zdržela kvůli jednomu „strašně důležitému materiálu“ a taky musela letět pro další chlebíčky, protože počítala jenom s 10 účastníky a ne 14ti. Kolegyně ji v klidu vyslechne, přitaká a asistentce se ulevuje.

Reakce orlice:
Kolegovi, který poslal onen neodkladný materiál, asistentka neprodleně zavolá a zeptá se ho, zda-li o tom ví šéf, resp. jestli to odsouhlasil? Bez šéfova souhlasu materiál do programu jen tak nepřidá. Slušně kolegu upozorní, že je třeba materiály posílat alespoň s denním předstihem. Také šéfovi navrhne, že by se mohlo zavést pravidlo zasílání materiálů alespoň 24 hodin dopředu, aby mu je mohla připravit např. na víkend a on si je mohl v klidu je projít.

Může tedy navrhnout: Je-li porada v pondělí v 10.00 h, tak poslední materiály budou akceptovány do předchozího pátku do 10.00 h.

Aby předešla nečekaným hostům na poradách, zeptá se příště šéfa pár dní před poradou, jestli bude klasické složení porady či bude někdo přizván? Podle toho uzpůsobí např. občerstvení. Určitě nic nezkazí, když při příštím nákupu vezme do zásoby sušenky a sušené ovoce, které bude mít schované pro takovéto nečekané návštěvy.

A tak až se vám příště stane, že se ráno porouchá kávovar nebo šéfův kolega po Vás bude chtít zpracovat detailní tabulku přehledu za poslední měsíc, nechoďte si hned postěžovat kolegyni s tím „Nebudeš věřit tomu, co se mi dnes přihodilo…“, ale v klidu se nadechněte a zamyslete se, jak to vyřešíte po svém.

Jednoduše: Buďte orlicí! Ať vymyslíte jakékoliv vlastní řešení, určitě bude lepší než pouhé kdákání u kolegyně v kanceláři.

Chcete mít ve svém týmu orlice? Markéta Karasová a její projekt Šéfova pravá ruka je ten pravý pro vás – věnuje se totiž výběru a proškolení asistentek přímo vám na míru!